Términos y Condiciones de Uso

1. Objeto

Alira otorga al Usuario un derecho de acceso y uso, limitado, no exclusivo, intransferible y revocable, sobre la Plataforma, para gestionar su práctica clínica: registro y conservación de historia clínica electrónica, agenda de citas, teleconsulta, generación de documentos clínicos, facturación electrónica ante la DIAN (a través de un proveedor tecnológico), reporte de RIPS e interoperabilidad de la historia clínica (IHCE), en los términos y con las limitaciones aquí descritas.

Alira es una herramienta de soporte tecnológico. No presta servicios de salud, no emite diagnósticos ni recomendaciones clínicas, y no reemplaza el juicio profesional. La responsabilidad clínica, ética y legal de la atención recae exclusivamente en el profesional de la salud usuario del Servicio.

2. Definiciones

• Usuario / Profesional: persona natural, profesional de la salud debidamente habilitado, o consultorio/entidad que contrata y usa la Plataforma. Frente a los datos de sus pacientes es el Responsable del tratamiento (ver Capítulo 12).
• Paciente / Titular: persona natural que recibe atención en salud del Usuario y cuyos datos personales y de salud se tratan en la Plataforma.
• Cuenta: el registro individual mediante el cual el Usuario accede al Servicio.
• Contenido del Usuario: toda información que el Usuario o sus pacientes cargan en la Plataforma (historias clínicas, documentos, datos de agenda, datos de facturación).
• Datos personales / datos sensibles / tratamiento / Responsable / Encargado / titular: tienen el significado que les asigna la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
• Sub-encargado: proveedor tecnológico de Alira que trata datos por cuenta de Alira para operar el Servicio (ver Capítulo 12, sección 12.5).

3. Registro, cuenta y elegibilidad

3.1. Para usar el Servicio debes ser mayor de edad y contar con capacidad legal para contratar.

3.2. El Usuario que registra datos clínicos declara ser un profesional de la salud debidamente habilitado en Colombia, con su registro vigente en el Registro Único Nacional del Talento Humano en Salud (ReTHUS) y, cuando aplique, con la habilitación de servicios exigida por la normativa. Alira podrá solicitar evidencia de esta habilitación. Alira no verifica de forma exhaustiva la habilitación de cada Usuario y no asume responsabilidad por el ejercicio no autorizado de la profesión por parte del Usuario.

3.3. Eres responsable de la veracidad de los datos de registro, de mantener la confidencialidad de tus credenciales y de toda actividad realizada bajo tu Cuenta. Debes notificar de inmediato a hola@aliramed.com cualquier uso no autorizado.

3.4. Alira no está dirigida a servicios que excedan las funcionalidades ofrecidas. El Usuario es responsable de verificar que la Plataforma se ajusta a las exigencias regulatorias de su especialidad.

4. Planes, prueba, precios y pagos

4.1. Prueba gratuita. Alira puede ofrecer un período de prueba sin costo. Al finalizar, se aplicará el plan y la tarifa vigentes, salvo cancelación previa.

4.2. Precios y facturación. Los precios, ciclos de facturación (mensual/anual) y funcionalidades de cada plan se informan en la Plataforma al momento de la contratación. Los importes se expresan en pesos colombianos (COP), corresponden a valores netos y no incluyen IVA; el IVA aplicable se adiciona al momento del cobro. Los pagos se procesan a través de un proveedor de pagos autorizado (ePayco). Alira no almacena los datos completos de tarjetas de pago.

4.3. Renovación. Salvo que canceles, la suscripción se renueva automáticamente por períodos iguales, con cargo al medio de pago registrado.

4.4. Mora. El no pago puede derivar en suspensión o limitación del acceso a la Plataforma. La suspensión no elimina el Contenido del Usuario: la historia clínica se conserva por el período legal aplicable (ver Capítulo 12, sección 12.7, y la Política de Tratamiento de Datos).

4.5. Cambios de precio. Alira podrá modificar los precios notificando con al menos treinta (30) días calendario de antelación. Los cambios rigen a partir del siguiente ciclo de facturación.

4.6. Reembolsos. Dispones de treinta (30) días calendario contados desde tu primer pago —cualquiera sea el plan y su ciclo de facturación— para solicitar la devolución íntegra de ese pago escribiendo a hola@aliramed.com, sin necesidad de justificar tu decisión. La devolución se hace por el mismo medio de pago y da lugar a la terminación de la suscripción. Vencido ese término, no hay lugar a reembolso por períodos de suscripción ya facturados: puedes cancelar en cualquier momento y conservarás el acceso hasta el final del período que ya pagaste, sin que la suscripción se renueve en el siguiente. Lo anterior se entiende sin perjuicio de la garantía legal que te asiste si el Servicio no funciona o no corresponde a lo ofrecido, y de los derechos que exija el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011), incluido el derecho de retracto cuando legalmente resulte aplicable. Un defecto del Servicio no se rige por esta política de reembolsos, sino por el Capítulo 9.

4.7. Cambios de plan. Si actualizas a un plan de mayor valor, Alira cobra de inmediato, a tu medio de pago registrado, la diferencia prorrateada por el tiempo restante del período de facturación en curso. Si cambias a un plan de menor valor o de igual precio, el cambio se aplica desde el inicio del siguiente ciclo de facturación, sin cobro ni crédito adicional por el período ya pagado en el plan anterior.

4.8. Complementos de consumo. Alira ofrece complementos de pago único para minutos adicionales de videoconsulta y para documentos adicionales de facturación electrónica. El saldo de estos complementos no vence y se conserva aunque suspendas o canceles tu suscripción, si bien su uso requiere una suscripción vigente y operativa. Las funciones de inteligencia artificial incluidas en tu plan se asignan como un cupo mensual que se renueva en cada ciclo de facturación; el cupo no usado no se acumula ni es equivalente a un complemento de pago único. Grabar una teleconsulta (numeral 7.9) consume el doble de minutos de videoconsulta: cada minuto grabado descuenta un minuto adicional al de la llamada, primero del cupo del plan y después del saldo de minutos adicionales. Si no quedan minutos suficientes, la grabación no empieza o se detiene.

5. Uso aceptable

El Usuario se obliga a:

• Usar la Plataforma conforme a la ley, la ética profesional y estos Términos.
• No cargar contenido ilícito, ni datos de personas sin la autorización o el fundamento legal que corresponda.
• No intentar vulnerar la seguridad de la Plataforma, acceder a datos de otros Usuarios, realizar ingeniería inversa, ni usar la Plataforma para desarrollar un producto competidor.
• No usar la Plataforma para envío de comunicaciones no solicitadas (spam) ni para fines distintos de la gestión legítima de su práctica clínica.

El incumplimiento de esta cláusula faculta a Alira a suspender o terminar el Servicio conforme al Capítulo 10.

6. Obligaciones de las partes

6.1. Alira se obliga a:

• Prestar el Servicio con diligencia y disponibilidad razonables.
• Implementar medidas técnicas y organizativas de seguridad para proteger el Contenido del Usuario (Capítulo 12, sección 12.4).
• Tratar los datos personales de los pacientes únicamente por cuenta e instrucción del Usuario, en su calidad de Encargado del tratamiento (Capítulo 12).
• Poner a disposición funciones de exportación de datos para garantizar la portabilidad del Contenido del Usuario.
• Informar oportunamente incidentes de seguridad que afecten datos personales, conforme al Capítulo 12.

6.2. El Usuario se obliga a:

• Ser el Responsable del tratamiento frente a sus pacientes: recolectar el consentimiento informado y responder por su contenido, atender las peticiones de habeas data y decidir sobre el contenido de la historia clínica.
• Garantizar la veracidad y exactitud de la información clínica que registra.
• Cumplir la normativa aplicable a su práctica (habilitación, historia clínica, telemedicina, facturación, RIPS/IHCE).
• Obtener de sus pacientes las autorizaciones necesarias para el tratamiento de datos sensibles de salud y, cuando aplique, para la teleconsulta y la interoperabilidad.
• Usar los canales de mensajería (correo, WhatsApp) conforme a las autorizaciones de sus pacientes.

7. Contenido del Usuario y propiedad

7.1. Titularidad del Contenido. El Contenido del Usuario (incluida la historia clínica de sus pacientes) es y sigue siendo del Usuario y de los titulares de los datos. Alira no adquiere titularidad sobre dicho Contenido; lo trata exclusivamente para prestar el Servicio.

7.2. Portabilidad. El Usuario puede exportar su Contenido mediante las funciones de la Plataforma (por ejemplo, exportación de datos e historia clínica en PDF). Ver Capítulo 12, sección 12.7.

7.3. Pruebas, escalas y cuestionarios cargados por el Usuario. La Plataforma permite al Usuario crear sus propias pruebas, escalas, cuestionarios con puntaje y calculadoras con fórmulas propias. El Usuario responde por la exactitud de las fórmulas que defina; la Plataforma las calcula tal como fueron escritas. Cuando el Usuario cargue un instrumento cuyo contenido pertenezca a un tercero (por ejemplo, una prueba psicológica publicada por una editorial), declara que cuenta con los derechos o la licencia necesarios para reproducirlo y aplicarlo en formato digital, y responde frente al titular de esos derechos por su uso. Los instrumentos que cargue el Usuario solo son visibles dentro de su Cuenta: Alira no los revisa, no los distribuye a otros Usuarios ni los incorpora a su biblioteca. Si el titular de los derechos de un instrumento notifica a Alira una infracción, Alira podrá retirarlo o inhabilitarlo e informará al Usuario, sin alterar los resultados ya registrados en la historia clínica.

7.4. Alcance del puntaje. Los puntajes, niveles y alertas que calcula la Plataforma son un apoyo al juicio del Profesional y no constituyen un diagnóstico. La interpretación, la decisión clínica y el uso del material psicotécnico conforme a la Ley 1090 de 2006 y a las normas de ética de cada profesión corresponden exclusivamente al Usuario (ver numeral 9.3). Las pruebas de la biblioteca de Alira se ofrecen conforme a las licencias de sus titulares, que se informan en la Plataforma.

7.5. Dictado de notas clínicas con inteligencia artificial. La Plataforma permite al Usuario dictar, al terminar la consulta, un resumen de la atención para que la inteligencia artificial le proponga una nota clínica. Al usar esta función, el Usuario se obliga a:

• Dictar solo con su propia voz y una vez terminada la consulta. Queda prohibido usar esta función para grabar la sesión, la voz del paciente o la de terceros.
• No dictar el nombre, el documento ni otros datos que identifiquen al paciente. El audio llega al proveedor de transcripción tal como se dicta, antes de que la Plataforma reduzca al mínimo los datos identificativos de la transcripción.
• Revisar, corregir y aceptar cada nota antes de que se incorpore a la historia clínica. La nota es una propuesta y la inteligencia artificial puede equivocarse: omitir, cambiar o agregar información. Nada se guarda en la historia clínica hasta que el Usuario la acepta, y lo que acepta y firma es de su exclusiva responsabilidad (ver numeral 9.3).

El audio se transcribe con los sub-encargados del Capítulo 12.5 y la Plataforma no lo guarda. Cada dictado consume créditos del cupo de inteligencia artificial del plan (numeral 4.8), según la equivalencia que la Plataforma informa antes de usarlo. Antes del primer dictado, la Plataforma le pide al Usuario aceptar estas condiciones.

7.6. Plantillas y modelos de ejemplo. La Plataforma incluye modelos de ejemplo, entre ellos de consentimiento informado general y para telemedicina, que el Usuario puede usar, editar o descartar. Son orientativos: no constituyen asesoría legal ni garantizan que el documento cumpla la normativa aplicable a la profesión, la especialidad o los pacientes del Usuario. El contenido de los consentimientos y de los demás documentos que el Usuario entrega a sus pacientes es responsabilidad del Usuario (Resolución 1644 de 2026, artículo 7 y numeral 18.1), que debe revisarlos, adaptarlos a su práctica y mantenerlos al día con la norma. La Plataforma marca cada modelo de ejemplo hasta que el Usuario deja constancia de que lo revisó. Alira puede actualizar un modelo de ejemplo que el Usuario no haya editado, para corregirlo o ajustarlo a la norma; nunca modifica los documentos ya firmados.

7.7. Funciones de inteligencia artificial. Las funciones de inteligencia artificial de la Plataforma son herramientas de apoyo administrativo y de redacción. El dictado propone la nota a partir de lo que el Usuario dicta (numeral 7.5); la sugerencia de códigos propone los códigos CIE y CUPS de lo que el Usuario ya documentó, para el registro y los reportes (RIPS y RDA). Cuando el registro tiene datos que podrían corresponder a una condición que el Usuario no escribió como diagnóstico, la sugerencia la muestra aparte, «para revisar», y solo la agrega a la consulta si el Usuario confirma que la diagnosticó. La redacción asistida prepara borradores de documentos a partir de lo registrado. Estas funciones no formulan diagnósticos, no recomiendan tratamientos ni toman decisiones sobre la atención: el Usuario acepta, modifica o descarta cada propuesta, y responde por lo que acepta (numeral 9.3). Cuando el Usuario las use en la atención por telemedicina, le corresponde informar antes a sus pacientes, de manera clara, qué herramientas usa, sus capacidades, alcances y limitaciones, y que el responsable de su uso es el Usuario (Resolución 1644 de 2026, numeral 23.1). El modelo de consentimiento para telemedicina de la Plataforma trae un texto de ejemplo para hacerlo.

7.8. Firma electrónica. Alira y el Usuario acuerdan que las consultas, los documentos clínicos y los consentimientos se firman en la Plataforma con firma electrónica, mediante este mecanismo:

• El Usuario ingresa con sus credenciales individuales y firma con una acción expresa que la Plataforma le pide confirmar. La Plataforma registra de forma permanente quién firmó y la fecha y hora de la firma, tomada de un reloj sincronizado con la Hora Legal de Colombia. Además, guarda una huella digital (SHA-256) del contenido de cada consulta y documento clínico que firma, que permite comprobar después que no cambió, y bloquea el registro firmado contra cualquier modificación o borrado.
• Cuando el paciente firma un consentimiento a distancia, la Plataforma verifica su identidad con su número de documento y un código enviado a su correo. En la firma presencial, el Usuario verifica la identidad del paciente con su documento. En ambos casos la Plataforma guarda el texto exacto que se firmó, la fecha y hora y la evidencia técnica de la firma.

Este acuerdo se celebra en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y el artículo 27 de la Resolución 1644 de 2026. No se trata de una firma digital con certificado de una entidad de certificación acreditada.

7.9. Grabación de teleconsultas. La Plataforma ofrece, cuando Alira la habilita, la opción de grabar las teleconsultas (Resolución 1644 de 2026, parágrafo del artículo 24). La opción viene apagada y solo la activa el titular del consultorio, en la configuración, donde puede dejar escrito en qué situaciones graba. Decidir si se graba, en qué situaciones y con qué finalidad le corresponde al Usuario como prestador; Alira provee la herramienta. Al usarla, el Usuario se obliga a:

• Establecer en qué situaciones graba e informarlo a sus pacientes antes de la atención, por ejemplo en su consentimiento para telemedicina (numeral 7.6).
• Grabar solo con la autorización del paciente. La grabación empieza únicamente cuando el profesional y el paciente la autorizan, cada uno en su pantalla, y la Plataforma registra de cada autorización el texto aceptado y su versión, la fecha y hora, la dirección IP y el navegador. Si el paciente es menor de edad o actúa con apoyos, el Usuario verifica que quien autoriza en su pantalla pueda hacerlo.
• Respetar la decisión de detenerla. Cualquiera de los dos puede detener la grabación en cualquier momento. Si el paciente no la autoriza o la detiene, la consulta sigue sin grabarse.
• Registrar la atención en la historia clínica como en cualquier consulta: la grabación no reemplaza ese registro.

Se graban el audio y el video de los dos participantes en un solo archivo de resolución estándar (360p), de hasta 115 minutos por grabación. La grabación es un documento electrónico de la historia clínica del paciente: queda ligada a la consulta en que se hizo, no se puede modificar ni borrar desde la Plataforma, solo la ven y la reproducen los miembros del consultorio con acceso a la historia clínica (no los asistentes) y cada reproducción o descarga queda en la bitácora de auditoría. Entra en la exportación del consultorio y en el paquete de datos que se entrega al paciente. Su conservación se rige por el numeral 12.7 y su consumo de minutos, por el numeral 4.8.

8. Propiedad intelectual de la Plataforma

Todos los derechos sobre el software, la marca "Alira", el diseño, el código, la documentación y los demás elementos de la Plataforma son de titularidad exclusiva de Arkanum Technologies S.A.S. o de sus licenciantes. Estos Términos no transfieren ningún derecho de propiedad intelectual al Usuario, más allá del derecho de uso descrito en el Capítulo 1. Queda prohibida la copia, distribución, modificación o explotación de la Plataforma sin autorización escrita.

9. Disponibilidad, "tal cual" y limitación de responsabilidad

9.1. Servicio "tal cual". La Plataforma se presta "tal cual" y "según disponibilidad". Alira realiza esfuerzos razonables por mantener el Servicio operativo, pero no garantiza disponibilidad ininterrumpida ni ausencia de errores.

9.2. Terceros. Algunas funciones dependen de terceros (facturación DIAN vía Alegra, pagos vía ePayco, video y grabación de teleconsultas vía Agora, transcripción del dictado vía Mistral AI, mensajería, interoperabilidad estatal). Alira no responde por fallas, indisponibilidad o cambios de dichos terceros o de las plataformas estatales.

9.3. Responsabilidad clínica. Alira no responde por decisiones clínicas, diagnósticos, tratamientos ni por el contenido que el Usuario registra. Esa responsabilidad es exclusiva del Profesional, e incluye las notas y sugerencias propuestas por la inteligencia artificial que el Profesional acepte.

9.4. Límite de responsabilidad. En la medida permitida por la ley colombiana, la responsabilidad total de Alira frente al Usuario, por cualquier concepto, se limita al valor efectivamente pagado por el Usuario en los tres (3) meses anteriores al hecho que origina la reclamación. Alira no responde por daños indirectos, lucro cesante ni pérdida de datos atribuible a causas ajenas a su control. Esta limitación no aplica a los perjuicios causados por dolo o culpa grave, ni a las responsabilidades que la ley declara indisponibles (incluidas las derivadas del régimen de protección de datos personales).

10. Vigencia, suspensión y terminación

10.1. Estos Términos rigen mientras exista una Cuenta activa.

10.2. El Usuario puede cancelar en cualquier momento desde la Plataforma; el acceso se mantiene hasta el final del período ya facturado.

10.3. Alira puede suspender o terminar el Servicio, previo aviso razonable, por incumplimiento de estos Términos, mora en el pago o uso ilícito de la Plataforma.

10.4. Efectos de la terminación sobre los datos. La terminación no implica la eliminación inmediata de la historia clínica. El Usuario dispone de noventa (90) días calendario desde la cancelación o la terminación del Servicio para acceder en modo de solo lectura y exportar la totalidad de su información, incluidas las grabaciones de teleconsulta. Alira le avisa por correo electrónico al cancelar o terminar, a los treinta (30) días y siete (7) días antes de que venza el plazo. Vencidos los noventa (90) días, y salvo que exista una orden de conservación vigente —requerimiento de autoridad competente, proceso judicial o reclamo en curso sobre esos datos—, Alira suprimirá los datos y dejará constancia de la supresión. Ver el detalle, las excepciones y la regla de transición para quien canceló antes de esta versión en el numeral 12.7.

10.5. Cese definitivo del Servicio por parte de Alira. Si Arkanum Technologies S.A.S. decide dejar de prestar el Servicio de forma definitiva, o entra en disolución o liquidación:

• Avisará al Usuario por correo electrónico y en la Plataforma con al menos noventa (90) días calendario de anticipación a la fecha de cese, y le recordará por correo a los treinta (30) días y siete (7) días antes de esa fecha.
• Hasta la fecha de cese el Servicio sigue funcionando. Desde el aviso, la exportación completa de la información, incluidas las grabaciones de teleconsulta, no tiene costo, y no se cobran períodos que vayan más allá de la fecha de cese.
• Si el Usuario lo pide por escrito, Alira entregará la exportación directamente al proveedor o custodio que él designe.
• Alira no suprimirá los datos sin dejar constancia de que la exportación completa estuvo a disposición del Usuario, de los avisos enviados y, si el Usuario la descargó o designó un custodio, de esa entrega. Los datos sujetos a una orden de conservación vigente se conservan o se entregan según lo disponga la autoridad competente.

11. Modificaciones y cesión

11.1. Alira podrá modificar estos Términos para reflejar cambios en el Servicio o en la normativa. Los cambios sustanciales se comunicarán al Usuario antes de que entren en vigencia, por correo electrónico o en la Plataforma, y el uso continuado del Servicio desde su entrada en vigencia implica la aceptación de la nueva versión. Alira solo le pedirá al Usuario que acepte expresamente una nueva versión cuando el cambio cree obligaciones nuevas a su cargo o limite sus derechos; mientras no la acepte, las funciones que dependan de ese cambio pueden quedar pausadas, y el resto del Servicio sigue disponible. El Usuario que no esté de acuerdo con un cambio puede terminar el Servicio conforme al Capítulo 10.

11.2. Cesión. El Usuario no podrá ceder su posición contractual sin autorización previa de Alira. El Servicio es operado por Arkanum Technologies S.A.S. (ver Preámbulo). Si te registraste antes de la constitución de esta sociedad, el uso continuado del Servicio implica tu conformidad con que sea Arkanum Technologies S.A.S. quien lo opera y asume, sin solución de continuidad y en las mismas condiciones ya pactadas, las obligaciones de Encargado del tratamiento y las demás obligaciones de estos Términos frente a ti. Sin perjuicio de lo anterior, Alira podrá ceder o transferir estos Términos, en todo o en parte, a otra sociedad de la cual sea fundador o controlante, notificándolo al Usuario con al menos quince (15) días de antelación. Ninguna cesión, presente o futura, altera las condiciones del Servicio ni los derechos del Usuario ni de los titulares de datos, y la entidad cesionaria asume las obligaciones de Encargado del tratamiento previstas en el Capítulo 12.

11B. Cobro de consultas a pacientes

11B.1. Si el Usuario habilita el cobro en línea de consultas a sus pacientes a través de la Plataforma, ese cobro se rige por las Condiciones del cobro en línea, publicadas en la Plataforma, que hacen parte de estos Términos. El titular del consultorio las acepta expresamente al activar esa función. Quien no cobra en línea no queda sujeto a ellas.

12. Capítulo especial — Contrato de encargo / transmisión de datos personales

Este Capítulo constituye el contrato de transmisión de datos personales entre el Usuario (Responsable) y Alira (Encargado) en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012. Al aceptar estos Términos, el Usuario y Alira quedan vinculados por este Capítulo, sin necesidad de otro documento.

12.1. Roles de las partes (Ley 1581 de 2012)

En relación con los datos personales de los pacientes:

• El Usuario / Profesional es el RESPONSABLE del tratamiento: decide sobre las finalidades y el contenido de la historia clínica, recolecta el consentimiento informado del paciente y atiende sus derechos como titular.
• Alira es el ENCARGADO del tratamiento: trata los datos de los pacientes únicamente por cuenta y bajo las instrucciones documentadas del Responsable, para prestar el Servicio, y no para finalidades propias.

En relación con los datos del propio Usuario (datos de su cuenta, facturación e identificación), Alira actúa como Responsable, conforme a su Política de Tratamiento de Datos.

12.2. Finalidades y alcance del tratamiento por cuenta del Responsable

Alira tratará los datos personales de los pacientes, incluidos datos sensibles de salud, exclusivamente para las siguientes finalidades, todas instruidas por el Responsable a través del uso de la Plataforma:

• Registrar, conservar y consultar la historia clínica electrónica y sus documentos de salida.
• Gestionar la agenda, confirmaciones y recordatorios de citas.
• Facilitar la teleconsulta (video), cuando el Responsable la use.
• Grabar la teleconsulta cuando el Responsable lo decide y el paciente lo autoriza, y conservar la grabación cifrada como documento de la historia clínica.
• Emitir facturación electrónica y generar los reportes legales (RIPS) y, cuando el paciente lo autorice, el Resumen Digital de Atención (RDA) para la interoperabilidad (IHCE).
• Enviar mensajería transaccional (correo/WhatsApp) con enlaces seguros, conforme a las autorizaciones del paciente.
• Prestar funciones de apoyo con inteligencia artificial sobre datos reducidos al mínimo (los datos que identifican al paciente se sustituyen por marcadores), sin decisiones automatizadas sobre la atención.
• Transcribir el audio que el Responsable dicta al terminar la consulta, para proponerle una nota clínica que él revisa y acepta antes de incorporarla a la historia clínica. El audio se transcribe tal como se dicta, sin reducción previa, y no se guarda; la reducción al mínimo se aplica a la transcripción antes de que la procese el modelo que arma la nota.
• Atender, por instrucción del Responsable, las solicitudes de los titulares (exportación de historia clínica y consentimientos).

Alira no usará los datos de los pacientes para finalidades propias, no los comercializará, ni los cederá a terceros distintos de los sub-encargados autorizados (sección 12.5).

12.3. Actuación exclusivamente bajo instrucciones del Responsable

Alira tratará los datos únicamente conforme a las instrucciones del Responsable, materializadas en la configuración y el uso de la Plataforma y en estos Términos. Si Alira considera que una instrucción viola la Ley 1581 de 2012 u otra norma, lo informará al Responsable. Alira no revelará ni tratará los datos para fines distintos, salvo obligación legal, en cuyo caso informará al Responsable cuando la ley lo permita.

12.4. Medidas de seguridad implementadas

Alira aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a garantizar la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos, entre ellas:

• Cifrado: la narrativa clínica y los documentos de salida se almacenan cifrados a nivel de aplicación; toda la información viaja cifrada en tránsito (HTTPS/TLS).
• Inmutabilidad de la historia clínica: las entradas clínicas son inmutables una vez registradas (control a nivel de aplicación y de base de datos), preservando la integridad exigida por la Resolución 1995 de 1999.
• Control de acceso: acceso segregado por consultorio (multi-tenant), autenticación de usuarios y control de roles y permisos.
• Auditoría: bitácora inmutable de accesos y lecturas de la historia clínica (quién accedió, cuándo y desde dónde).
• Enlaces seguros: los enlaces enviados a los pacientes para firmar, pagar o descargar exigen verificación de identidad y vencen automáticamente.
• Grabaciones de teleconsulta: cada archivo se cifra con AES-256-GCM, con una llave propia que no se guarda junto con él, y se registra su huella SHA-256. El archivo sin cifrar existe solo en un almacenamiento temporal de Alira mientras se cifra, y después se borra. Las dos copias cifradas quedan con un bloqueo contra modificación y borrado que se renueva mientras el Servicio esté vigente.
• Alojamiento en la Unión Europea: la infraestructura, la base de datos y las grabaciones se alojan en la UE, jurisdicción con nivel adecuado de protección (ver sección 12.6).

12.5. Autorización de sub-encargados

El Responsable autoriza expresamente a Alira a apoyarse en los siguientes sub-encargados para prestar el Servicio. Todos tratan los datos por cuenta de Alira, bajo deber de confidencialidad y, cuando aplica, con acuerdos de tratamiento de datos (DPA):

• Supabase (Unión Europea (Frankfurt, Alemania)) — Base de datos, autenticación y almacenamiento.
• Hetzner (Unión Europea (Alemania; copias de respaldo en Finlandia)) — Infraestructura de servidores (hosting), copias de respaldo cifradas y almacenamiento de las grabaciones de teleconsulta: temporal mientras se cifran y, ya cifradas, como copia de acceso inmediato durante 24 meses.
• Amazon Web Services (S3 Glacier Deep Archive) (Fráncfort, Alemania (Unión Europea)) — Copia de archivo cifrada de las grabaciones de teleconsulta; no tiene las llaves para descifrarlas.
• Resend (Estados Unidos / UE) — Envío de correos transaccionales.
• Agora (Global (video en la nube)) — Infraestructura de videollamada para teleconsulta y, cuando el Responsable graba una teleconsulta con la autorización del paciente, composición de la grabación, que entrega al almacenamiento de Alira.
• Alegra (Colombia / Latinoamérica) — Facturación electrónica DIAN.
• ePayco (Colombia) — Procesamiento de pagos en línea.
• PostHog (Unión Europea) — Analítica de producto de la Plataforma.
• Sentry (Estados Unidos) — Monitoreo de errores de la aplicación.
• Better Stack (Estados Unidos (antes Unión Europea)) — Registros técnicos de la aplicación y monitoreo de disponibilidad; sin contenido clínico, retención de 3 días.
• Vercel (Estados Unidos / red de distribución global) — Entrega de la aplicación web; no procesa datos de pacientes.
• Scaleway (Generative APIs) (París, Francia (Unión Europea)) — Funciones de inteligencia artificial sobre texto clínico minimizado y, si Mistral AI no responde, transcripción del audio del dictado. No entrena modelos con el contenido ni lo conserva, salvo hasta dos semanas cuando una petición provoca un error técnico anómalo o muestra actividad maliciosa, para investigarla.
• Mistral AI (Francia (Unión Europea)) — Transcripción del audio del dictado, con retención cero: no conserva el audio ni la transcripción y no entrena modelos con ellos.

Adicionalmente, si el paciente autoriza el canal de WhatsApp, se usa Meta / WhatsApp Business Platform para el envío de mensajes y enlaces (nunca datos clínicos en el cuerpo del mensaje).

Si el Responsable conecta su calendario de Google, Alira crea allí el evento de la cita con el nombre y la inicial del apellido del paciente y la hora, sin dato clínico alguno. En ese supuesto Google no es sub-encargado de Alira, sino proveedor del propio Responsable, que fue quien autorizó la conexión.

Alira mantiene actualizada esta lista. Si incorpora o sustituye un sub-encargado, actualizará este Capítulo y la Política de Tratamiento de Datos y se lo comunicará al Responsable antes de que el nuevo sub-encargado empiece a tratar sus datos. Cuando el cambio venga con una nueva versión de estos Términos, se le pedirá aceptarla expresamente (numeral 11.1); en los demás casos, el uso continuado del Servicio tras la actualización implica aceptación. El Responsable puede oponerse a un nuevo sub-encargado: si la función que este presta es opcional, basta con no usarla; si es esencial para el Servicio, podrá terminarlo conforme al Capítulo 10.

12.6. Transferencia internacional de datos

Los sub-encargados que tratan la historia clínica —infraestructura, base de datos, copias de respaldo, almacenamiento de las grabaciones de teleconsulta, inteligencia artificial y transcripción del dictado— operan en la Unión Europea, jurisdicción reconocida como país con nivel adecuado de protección de datos por la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017). Las transferencias internacionales hacia ellos se realizan bajo este fundamento y con las garantías exigidas por la Ley 1581 de 2012.

Los sub-encargados que operan fuera de la Unión Europea —Resend, Sentry, Better Stack, Vercel, Agora y, si se activa el canal, Meta— no reciben contenido clínico, con una excepción: cuando el Responsable graba una teleconsulta, Agora compone la grabación por cuenta de Alira y la entrega a su almacenamiento en la Unión Europea, sin conservarla. Para ellos, Alira mantiene un acuerdo de tratamiento de datos con cláusulas contractuales tipo que imponen un nivel de protección equivalente. En particular, desde el 5 de septiembre de 2026 los registros técnicos de la aplicación se procesan en Estados Unidos (antes en la Unión Europea), porque el proveedor retiró la región europea del plan contratado: esos registros no contienen contenido clínico, las claves de los enlaces se almacenan redactadas y la retención es de tres (3) días.

12.7. Devolución, portabilidad y conservación al terminar

Al terminar la relación —por cancelación del Responsable o por terminación del Servicio conforme al Capítulo 10—:

• El Responsable podrá exportar previamente el Contenido del Usuario mediante las funciones de la Plataforma (exportación de datos y de historia clínica), garantizando la portabilidad.
• Alira no elimina de inmediato la historia clínica. El Responsable dispone de una ventana de noventa (90) días calendario desde la terminación para acceder en modo de solo lectura y exportar la totalidad de su información, incluidas las grabaciones de teleconsulta. Durante esa ventana, Alira le avisa por correo electrónico: al cancelar o terminar, a los treinta (30) días y siete (7) días antes de que venza el plazo.
• Grabaciones de teleconsulta. Mientras el Servicio esté vigente, Alira conserva las grabaciones del Responsable: la copia de acceso inmediato durante veinticuatro (24) meses desde la grabación y la copia de archivo desde el primer día. Pasados esos 24 meses, la grabación no se incluye en las exportaciones —figura en ellas como archivada, con su huella SHA-256— y Alira la recupera a solicitud del Responsable en un plazo de hasta cinco (5) días hábiles. Al terminar el Servicio, las grabaciones siguen la misma ventana de noventa (90) días de este numeral.
• Vencidos los noventa (90) días, y salvo que exista una orden de conservación vigente —requerimiento de autoridad competente, proceso judicial o reclamo en curso sobre esos datos—, Alira suprimirá los datos y dejará constancia de la supresión. Si existe una orden de conservación, Alira conserva los datos alcanzados por ella hasta que la orden se levante.
• El deber de custodia de la historia clínica por el término legal de retención —quince (15) años contados desde la última atención, conforme a la Resolución 839 de 2017 (que modificó la Resolución 1995 de 1999)— es del Responsable, como custodio legal de la historia clínica (Resolución 1995 de 1999, artículo 13; Resolución 839 de 2017, artículo 3). Alira actúa como Encargado del tratamiento y solo trata y conserva los datos mientras dura la relación contractual y la ventana de noventa (90) días de este numeral (Ley 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013, artículo 25); vencida esa ventana, la custodia por el resto del término legal queda exclusivamente a cargo del Responsable, que debió exportar su información dentro de ese plazo.
• Vencido el período legal de quince (15) años sin que haya mediado cancelación o terminación, y salvo instrucción distinta del Responsable o del titular, Alira suprimirá o anonimizará los datos.

Transición. Esta regla de noventa (90) días aplica hacia adelante, desde la entrada en vigencia de la versión 1.11 de estos Términos. El Responsable que canceló su suscripción o cuyo Servicio terminó antes de esa fecha conserva la regla de la versión 1.10 vigente al momento de su cancelación o terminación: Alira custodia su historia clínica por el término legal de quince (15) años, sin someterlo a la ventana de noventa días ni a la supresión posterior prevista en este numeral.

12.8. Deber de confidencialidad

Alira y su personal guardan estricta reserva sobre los datos personales de los pacientes, deber que subsiste indefinidamente aun después de terminada la relación contractual. Alira exige compromisos de confidencialidad equivalentes a sus sub-encargados y a las personas con acceso a los datos.

12.9. Colaboración con el Responsable

Alira colaborará razonablemente con el Responsable para:

• Atender las solicitudes de los titulares (acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria), poniendo a disposición las funciones de exportación y de gestión de datos.
• Responder requerimientos de autoridades competentes (SIC, autoridades de salud), en el marco de la ley.
• Notificar sin demora indebida los incidentes de seguridad que afecten datos personales de los pacientes, con la información disponible, para que el Responsable cumpla sus deberes de reporte.

12.10. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

La inscripción en el RNBD corresponde únicamente a los Responsables del tratamiento, no a los Encargados. Frente a los datos de tus pacientes, el Responsable eres tú y Alira actúa como Encargado, de modo que la eventual obligación de registro recae en ti y no en nosotros.

Además, el Decreto 090 de 2018 limitó esa obligación a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro cuyos activos totales superen cien mil (100.000) UVT y a las personas jurídicas de naturaleza pública, y excluyó expresamente de ella a las micro y pequeñas empresas y a las personas naturales. Por ese umbral, ni el operador de la Plataforma ni la generalidad de los profesionales independientes y consultorios pequeños que la usan están obligados a inscribir sus bases de datos. Cada parte verificará su propia situación si sus activos llegaran a superar ese umbral.

13. Ley aplicable y resolución de disputas

13.1. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

13.2. Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier controversia mediante arreglo directo. De no lograrse dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación de la controversia, esta se someterá a la jurisdicción ordinaria de los jueces competentes de Armenia, Quindío, sin perjuicio de los derechos que el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) reconozca al Usuario.

14. Contacto

Para cualquier asunto relacionado con estos Términos: hola@aliramed.com