¿Qué exige la Resolución 1995 de 1999?

Que la historia clínica sea integral, secuencial, con racionalidad científica, disponible y oportuna; que cada registro esté firmado por el responsable; y que una vez diligenciado no se pueda borrar ni alterar sin dejar rastro (inmutabilidad y trazabilidad).

¿Un Excel o Word cumple la Resolución 1995 de 1999?

No. La norma exige registros inmutables y trazables. En un Excel o Word cualquiera puede editar el contenido sin que quede huella, lo que rompe la norma. Una historia clínica electrónica de verdad bloquea el registro al firmarlo y guarda la trazabilidad de cambios.

¿Cuántos años debo conservar la historia clínica?

Mínimo 15 años desde la última atención, según la Resolución 839 de 2017 que modificó la 1995: los primeros 5 años en archivo de gestión y los siguientes 10 en archivo central. Antes eran 20 años.

¿La Resolución 1995 de 1999 permite llevar la historia clínica en computador?

Sí. El artículo 18 permite usar medios físicos o técnicos, pero con dos condiciones: que los programas tengan mecanismos de seguridad que imposibiliten modificar la historia una vez se registran y guardan los datos, y que permitan identificar con exactitud quién hizo cada registro, con su fecha y hora. Un software que cumpla eso reemplaza la firma y el sello del papel.

¿Qué hago con mis historias clínicas si cierro mi consultorio?

La Resolución 839 de 2017 (art. 6) pide entregarlas a los pacientes antes del cierre del servicio, dejando constancia en un inventario documental, y publicar dos avisos en un diario de amplia circulación nacional con ocho días de intervalo indicando plazo y condiciones de entrega. Las que nadie reclame y correspondan a personas sin afiliación se entregan a la secretaría de salud departamental o distrital.

Resolución 1995 de 1999: historia clínica

La Resolución 1995 de 1999 es la norma base de la historia clínica en Colombia. Aunque tiene años, sigue vigente y define cómo debes llevar tus registros. Aquí lo esencial para el profesional independiente, artículo por artículo.

Qué es la Resolución 1995 de 1999

Es la resolución del Ministerio de Salud —del 8 de julio de 1999— que regula el manejo de la historia clínica en Colombia: qué es, qué debe contener, cómo se diligencia, quién la custodia, quién puede leerla y por cuánto tiempo se conserva. Es la referencia obligatoria para cualquier prestador, incluido el que trabaja por su cuenta.

El artículo 2 lo dice sin rodeos: sus disposiciones son de obligatorio cumplimiento "para todos los prestadores de servicios de salud y demás personas naturales o jurídicas que se relacionen con la atención en salud". No hay excepción por tamaño ni por trabajar solo.

Mapa rápido: qué dice cada artículo

Artículo	Tema	Lo que te obliga
1	Definiciones	Historia clínica = documento privado, obligatorio y sometido a reserva
2	Ámbito	Aplica a todo prestador y a toda persona natural o jurídica relacionada con la atención
3	Características	Integralidad, secuencialidad, racionalidad científica, disponibilidad, oportunidad
4	Obligatoriedad del registro	Quien atiende, registra: observaciones, conceptos, decisiones y resultados
5	Diligenciamiento	Sin tachones ni enmendaduras; fecha, hora, nombre completo y firma
6	Apertura e identificación	La historia se identifica con el número de documento del paciente
8-11	Componentes	Identificación del usuario + registros específicos + anexos
13	Custodia	Es del prestador que la generó; el paciente puede pedir copia
14	Acceso	Solo el usuario, el equipo de salud, las autoridades judiciales y de salud, y quien la ley determine
15	Retención	Modificado por la Res. 839 de 2017: mínimo 15 años
16-18	Seguridad y medios técnicos	El software debe imposibilitar modificaciones después de guardar
21	Sanciones	Las aplicables "de conformidad con las disposiciones legales vigentes"

Las cinco características que exige el artículo 3

La 1995 define la historia clínica como un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, y le exige cinco características básicas:

Integralidad: debe reunir la información científica, técnica y administrativa de la atención en todas sus fases —fomento, promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación—, abordando al paciente como un todo biológico, psicológico y social.
Secuencialidad: los registros van en la secuencia cronológica en que ocurrió la atención.
Racionalidad científica: lo que registras debe evidenciar, "en forma lógica, clara y completa", el procedimiento seguido en la investigación de las condiciones de salud, el diagnóstico y el plan de manejo.
Disponibilidad: debe poder usarse en el momento en que se necesita, con los límites que impone la ley.
Oportunidad: el registro se diligencia simultánea o inmediatamente después de la atención. Anotar el lunes la consulta del viernes anterior incumple este punto.

Cómo debes diligenciarla (artículo 5)

Es el artículo más fácil de revisar en una auditoría y el que más se pasa por alto. La historia clínica debe diligenciarse:

En forma clara y legible.
Sin tachones, enmendaduras ni intercalaciones.
Sin dejar espacios en blanco.
Sin utilizar siglas.
Con fecha y hora de cada anotación.
Con el nombre completo y la firma del autor de la anotación.

Y desde el 1 de enero de 2000, la historia se identifica con el número de documento del paciente —cédula, tarjeta de identidad, registro civil, pasaporte o cédula de extranjería—, no con un consecutivo interno inventado. Cada prestador debe manejar una historia única y saber en todo momento dónde está.

Qué debe contener: los tres componentes

El artículo 8 fija tres componentes obligatorios.

1. Identificación del usuario (art. 9). Estos son los contenidos mínimos:

Dato	Dato
Apellidos y nombres completos	Documento de identidad
Estado civil	Fecha de nacimiento y edad
Sexo	Ocupación
Dirección y teléfono del domicilio	Lugar de residencia
Nombre y teléfono del acompañante	Nombre, teléfono y parentesco del responsable
Aseguradora	Tipo de vinculación

Si tu formato no pide ocupación, estado civil o datos del acompañante, te falta contenido mínimo.

2. Registros específicos (art. 10). Es el documento donde se consignan los datos de un tipo determinado de atención. Cada prestador selecciona y adopta formalmente los registros específicos que correspondan a la naturaleza del servicio que presta, y puede añadir los datos adicionales que necesite para la adecuada atención del paciente. Es decir: tus plantillas de consulta son parte del cumplimiento, no un asunto de gusto.

3. Anexos (art. 11). Los documentos que sirven de sustento legal, técnico, científico o administrativo: consentimiento informado, autorizaciones de procedimientos, declaración de retiro voluntario y los que consideres pertinentes. Los reportes de exámenes paraclínicos solo se entregan al paciente después de registrar el resultado en la historia.

Por qué un Excel o un Word no cumple (artículo 18)

Aquí está la parte que casi nadie cita y que zanja la discusión. El artículo 18 permite expresamente usar medios técnicos —computadores, medios magneto-ópticos—, pero con dos condiciones textuales:

"Los programas automatizados que se diseñen y utilicen para el manejo de las Historias Clínicas […] deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que imposibiliten la incorporación de modificaciones a la Historia Clínica una vez se registren y guarden los datos."

"Los prestadores de servicios de salud deben permitir la identificación del personal responsable de los datos consignados, mediante códigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y sello […] de forma que se establezca con exactitud quien realizó los registros, la hora y fecha del registro."

En un Excel o un Word cualquiera edita una celda o un párrafo y no queda huella. Eso no "imposibilita la incorporación de modificaciones": la facilita. Una historia clínica electrónica de verdad bloquea el registro al firmarlo y guarda la trazabilidad de cualquier cambio posterior. Lo mismo vale para el artículo 16: el archivo debe estar en un área restringida, con acceso limitado al personal autorizado — su equivalente digital es el control de acceso por usuario y el cifrado de la información.

Cuánto tiempo debes conservarla

Este dato cambió. El artículo 15 original hablaba de 20 años. La Resolución 839 de 2017 (23 de marzo de 2017, expedida por MinSalud y MinCultura) lo modificó:

Regla	Plazo
Retención general	Mínimo 15 años desde la última atención
Archivo de gestión	Los primeros 5 años
Archivo central	Los 10 años siguientes
Víctimas de violaciones de DDHH o infracciones graves al DIH	Los términos se duplican
Historias dentro de un proceso por delitos de lesa humanidad	Conservación permanente

Lo que la Res. 839 de 2017 dice del profesional independiente

Tres situaciones que a un independiente le pasan y casi nunca se explican:

Si decides cerrar tu consulta (art. 6): debes entregar las historias a los pacientes antes del cierre del servicio, dejando constancia con el formato de inventario documental, y publicar dos avisos en un diario de amplia circulación nacional con ocho días de intervalo indicando el plazo y las condiciones de entrega. Ese plazo puede extenderse hasta dos meses desde el último aviso.
Si el paciente no está afiliado y no reclama su historia (art. 7): se entrega a la entidad departamental o distrital de salud del domicilio y sede donde prestaste el servicio.
Si el profesional fallece (art. 8): sus herederos entregan las historias a la entidad departamental o distrital de salud donde venía prestando sus servicios.

Y para eliminar historias ya vencidas, el numeral 5.3 prevé que el profesional independiente levante un acta de eliminación firmada por él mismo, con el análisis de valor secundario anexo, y elabore el inventario en el Formato Único de Inventario Documental. Copia del acta va a la secretaría de salud del domicilio y a la Superintendencia Nacional de Salud.

Quién puede acceder a la historia (artículo 14)

Solo cuatro sujetos, "en los términos previstos en la Ley":

El usuario.
El equipo de salud.
Las autoridades judiciales y de salud, en los casos previstos en la ley.
Las demás personas determinadas en la ley.

El parágrafo aclara que el acceso es única y exclusivamente para los fines que la ley permita, manteniendo la reserva legal. Mandarle la historia de un paciente a un tercero por WhatsApp porque "es el esposo" no encaja en ninguno de los cuatro. A esto se suma la protección de datos personales de la Ley 1581 de 2012, que el artículo 11 de la Res. 839 de 2017 declara aplicable de forma expresa.

Errores frecuentes que se ven en auditoría

Notas sin hora, o firmadas con iniciales en lugar del nombre completo.
Siglas propias ("pcte c/ HTA no controlada"): el artículo 5 las prohíbe.
Registros diligenciados días después de la atención: rompe la oportunidad.
Formatos sin los contenidos mínimos del artículo 9.
Consentimiento informado que no queda como anexo de la historia.
Historias en Excel, Word, Drive o cuadernos: incumplen el artículo 18.
No tener definido qué pasa con el archivo si cierras la consulta.

Cómo se conecta con tus otras obligaciones

La 1995 es la base, pero hoy convive con obligaciones más nuevas:

El envío del RDA al IHCE (Resolución 1888 de 2025). → Ver ¿qué es el IHCE? y la Resolución 1888 explicada.
La firma de tus registros, hoy típicamente electrónica. → Ver firma electrónica en la historia clínica.
La generación de RIPS como soporte de tu factura. → Ver cómo generar los RIPS paso a paso.

Las tres se apoyan en lo mismo: que tu historia clínica esté bien hecha. Un RDA o un RIPS solo pueden ser tan buenos como el registro del que salen.

Qué hacer

Si llevas tus historias en papel, Word o Excel, no estás cumpliendo la 1995 en el punto de la inmutabilidad —y tampoco puedes enviar el RDA al IHCE—. La solución es una historia clínica electrónica diseñada según la norma. El modelo de datos de Alira sigue la Resolución 1995 de 1999: los encuentros firmados son inmutables, con trazabilidad completa, y se conservan de forma segura.

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Aviso

Esta guía es informativa y no constituye asesoría legal. Consulta los textos oficiales:

Resolución 1995 de 1999 — MinSalud: https://www.minsalud.gov.co/normatividad_nuevo/resoluci%C3%93n%201995%20de%201999.pdf
Resolución 839 de 2017 — MinSalud: https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Resolucion%20No%20839%20de%202017.pdf