¿Qué exige la Resolución 1995 de 1999?

Que la historia clínica sea integral, secuencial, con racionalidad científica, disponible y oportuna; que cada registro esté firmado por el responsable; y que una vez diligenciado no se pueda borrar ni alterar sin dejar rastro (inmutabilidad y trazabilidad).

¿Un Excel o Word cumple la Resolución 1995 de 1999?

No. La norma exige registros inmutables y trazables. En un Excel o Word cualquiera puede editar el contenido sin que quede huella, lo que rompe la norma. Una historia clínica electrónica de verdad bloquea el registro al firmarlo y guarda la trazabilidad de cambios.

¿Cuántos años debo conservar la historia clínica?

Mínimo 15 años desde la última atención, según la Resolución 839 de 2017 que modificó la 1995: los primeros 5 años en archivo de gestión y los siguientes 10 en archivo central. Antes eran 20 años.

Resolución 1995 de 1999: qué exige tu historia clínica

La Resolución 1995 de 1999 es la norma base de la historia clínica en Colombia. Aunque tiene años, sigue vigente y define cómo debes llevar tus registros. Aquí lo esencial para el profesional independiente.

Qué es la Resolución 1995 de 1999

Es la resolución del Ministerio de Salud que regula el manejo de la historia clínica en Colombia: qué es, qué debe contener, cómo se diligencia, quién la custodia y por cuánto tiempo se conserva. Es la referencia obligatoria para cualquier prestador, incluido el que trabaja por su cuenta.

Qué exige de tu historia clínica

La 1995 define la historia clínica como un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, y le exige unas características que debes cumplir:

Integralidad: debe reunir la información de todas las áreas que atienden al paciente.
Secuencialidad: los registros van en el orden en que ocurre la atención.
Racionalidad científica: lo que registras debe tener sustento clínico.
Disponibilidad y oportunidad: debe poder consultarse cuando se necesita y diligenciarse en el momento de la atención.

Además, cada registro debe estar firmado por el responsable de la atención (con su nombre y datos), y una vez diligenciado no se puede borrar ni alterar sin dejar rastro.

Por qué un Excel o Word no cumple

Aquí está el punto que mucha gente pasa por alto: la 1995 exige registros inmutables y trazables. En un Excel o un Word cualquiera puede editar una celda o un párrafo y no queda huella de que se cambió. Eso rompe la norma. Una historia clínica electrónica de verdad bloquea el registro al firmarlo y guarda la trazabilidad de cualquier cambio posterior.

Cuánto tiempo debes conservarla

Este dato cambió: la Resolución 839 de 2017 modificó la 1995 y fijó la retención en mínimo 15 años desde la última atención — los primeros 5 años en archivo de gestión y los siguientes 10 en archivo central. (Antes eran 20 años.)

Cómo se conecta con tus otras obligaciones

La 1995 es la base, pero hoy convive con obligaciones más nuevas:

El envío del RDA al IHCE (Resolución 1888 de 2025). → Ver ¿qué es el IHCE?.
La firma de tus registros, hoy típicamente electrónica. → Ver firma electrónica en la historia clínica.
La generación de RIPS como soporte de tu factura.

Qué hacer

Si llevas tus historias en papel, Word o Excel, no estás cumpliendo la 1995 en el punto de la inmutabilidad —y tampoco puedes enviar el RDA al IHCE—. La solución es una historia clínica electrónica diseñada según la norma. El modelo de datos de Alira sigue la Resolución 1995 de 1999: los encuentros firmados son inmutables, con trazabilidad completa, y se conservan de forma segura.

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Aviso

Esta guía es informativa y no constituye asesoría legal. Consulta la Resolución 1995 de 1999 y su modificatoria, la Resolución 839 de 2017, del Ministerio de Salud.